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建設檔案密集架的檔案室必須專用，不能與辦公室合用，也不能同時存放其他物品；
檔案室必須堅固，至少應是正規的建筑物，不能是臨時建筑；
檔案室應遠離火源、水源和污染源并符合防火、防水、防潮、防光等基本要求。因此，全木質結構房屋不宜作檔案庫房使用，一般的地下室也不能作檔案庫房使用。
庫房門窗應有較好的封閉性，而且好是人流量較少的地方為佳。
一般辦公空間的具體面積不會大，可以分成兩個區域：一個為檔案放置區域，安排遠離門窗的地方，其中放置幾排檔案密集架；一個為辦公區域，放置一套桌椅，為管理員辦公處所。
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