從影響檔案保存壽命的外部因素看，一般不適宜溫濕度、光照、灰塵、日、霉、水、火以及機械磨損等因素，都會造成對檔案的破壞。所以要配備適合安全保管檔案的檔案密集架設(shè)備，采取措施，滿足溫濕度控制、防光、防火、防盜和防有害生物等檔案保護技術(shù)要求。

一般在檔案密集架使用的時候應該注意一下幾點事項。

　　防火

　　火災是能夠?qū)n案造成重大損失的直接隱患。因而，檔案庫房必須在滿足消防要求上采取必要措施做好防護。在檔案密集架庫房的裝修裝飾上不應采用易燃材料，如一般木料、塑料等，而應使用耐燃、阻燃的材料如防火材料門、耐燃窗簾、電線等。同時應添置必須的消防器材，如滅火器等，有條件的企業(yè)還可以加裝消防警報裝置。

防盜

　　防盜是防止人為原因破壞檔案的必要措施。安裝必要的防盜設(shè)施，有條件的企業(yè)可以采取電子監(jiān)控警報裝置，確保檔案的存放安全。

　　防光

　　光線中的紫外線輻射對紙張中的纖維素和木質(zhì)素都有很大的直接破壞作用，使紙張強度降低，因而檔案密集架、檔案密集架等應安放在避免日光直曬之處。較難避開的，可采用懸掛遮陽窗 簾來防止光線照射檔案，也應盡量避免燈光長時間直射檔案。

　　防霉

　　在炎熱、潮濕的環(huán)境下，檔案極易發(fā)生霉變。檔案一旦長霉，霉菌很難除去，滲透到紙張內(nèi)部的霉菌還會使紙張的牢固性在數(shù)天之內(nèi)降低，因此，檔案密集架放置的環(huán)境應盡量通風。若發(fā)現(xiàn)檔案已經(jīng)生霉，則可用軟刷、干布等蘸取福爾馬林或的酒精擦去霉菌，然后晾干。

　　防蟲

　　檔案一旦被蟲蛀，嚴重者千瘡百孔，不可收拾。防蛀的方法是保持檔案室、檔案密集柜、檔案密集架等空氣流通，清潔干燥。對新裝入的檔案密集架的檔案，應嚴格檢查，發(fā)現(xiàn)有蟲蛀的，不經(jīng)殺蟲處理不得裝入檔案箱柜，對已裝入檔案密集架的檔案，要經(jīng)常檢查。發(fā)現(xiàn)蟲害，及時治理。為有效殺蟲，可以在檔案密集柜中放置一些檔案專用防蟲藥物。

　　防塵

　　灰塵會摩擦和破壞檔案紙張纖維，會使檔案字跡線條模糊不清。有的灰塵如蘇打、水泥等有酸性或堿性，對檔案有較強的腐蝕作用，灰塵還是微生物寄生和繁殖的掩護者，是各種霉菌的傳播者。所以，保護好檔案必須做好防塵工作。要經(jīng)常打掃檔案室，清潔檔案密集架，防止灰塵污染檔案。

　　防高溫、防潮濕

　　檔案在高溫潮濕的環(huán)境下容易生霉、長蟲。在條件允許的情況下，應避免將庫房設(shè)置在建筑的頂層或西向夕曬房間。庫房的溫度、濕度一定要經(jīng)常監(jiān)測，使其在一定范圍內(nèi)。為維持庫房的佳溫、濕度條件，一般可采用自然調(diào)節(jié)和機器控制兩種辦法。自然調(diào)節(jié)主要是采用密封的辦法隔熱、隔濕，或采用定期通風的辦法降溫、降濕等。機器控制則是采用電器設(shè)備，控制庫房溫濕度，如空調(diào)和抽濕機等。

　　防止檔案的機械損傷

　　防止檔案受到如揉、折、撕裂、擦傷、劃傷等的損傷。一方面要采用適當?shù)谋９苎b具存放檔案(一般有檔案專用的檔案密集架、檔案室資料柜、手動檔案密集架、智能檔案密集架等)，另一方面要注意在使用檔案的過程中，輕拿輕放，小心維護。對已發(fā)生機械損傷的殘破檔案，可采用托裱、復制的方法進行修復。咨詢熱線：13606145886